Відповідно до п. 2.1 розд. II Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 із змінами та доповненнями, облік платників податків у контролюючих органах ведеться за податковими номерами.
Пунктом 2.2 розд. II Порядку № 1588 визначено, що податковим номером платника податків є:
1) код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України для платників податків, які включаються до такого реєстру (юридичні особи – резиденти та відокремлені підрозділи юридичних осіб – резидентів та нерезидентів);
2) реєстраційний номер облікової картки платника податків – фізичної особи, крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та номером паспорта;
3) реєстраційний (обліковий) номер платника податків, який присвоюється контролюючими органами за структурою, встановленою у п. 2.3 розд. ІІ Порядку № 1588, платникам податків, визначеним у п. 2.4 розд. ІІ Порядку № 1588.
Згідно з п. 2.3 розд. II Порядку № 1588 структура реєстраційного (облікового) номера платника податків, який присвоюється контролюючим органом:
XX000000К, де:
XX – приймає значення 77 – для платників податків – резидентів, 88 – для платників податків – нерезидентів;
000000 – порядковий номер;
К – контрольний розряд, який формується за алгоритмом, визначеним центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику.
Пунктом 2.4 розд. ІІ Порядку № 1588 визначено, що реєстраційний (обліковий) номер платника податків надається контролюючими органами:
1) уповноваженим особам договорів про спільну діяльність на території України без створення юридичної особи при взятті на облік договору згідно з Порядком № 1588;
2) управителям майна при взятті на облік договорів управління майном згідно з Порядком № 1588;
3) інвесторам (операторам) за угодами про розподіл продукції;
4) виконавцям (юридичним особам – нерезидентам) проектів (програм) міжнародної технічної допомоги та представництвам донорських установ в Україні;
5) іноземним дипломатичним представництвам та консульським установам,представництвам міжнародних організацій в Україні (далі – дипломатична місія) у разі взяття їх на облік згідно з п. 4.9 розд. IV Порядку № 1588 або як платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування;
6) іноземним компаніям, організаціям, утвореним відповідно до законодавства інших держав, у разі взяття їх на облік згідно з пп. 3.4, 3.14 розд. III та/або розд. V Порядку № 1588.
Податковий номер платника податків зазначається у всіх свідоцтвах, довідках, в інших документах або повідомленнях, що видаються платнику податків, у всіх податкових деклараціях (розрахунках, звітах), платіжних документах щодо податків і зборів, у фінансових документах, а також в інших випадках, передбачених законодавством (п. 2.5 розд. ІІ Порядку № 1588).
Податковий номер платника податків не змінюється протягом усього періоду перебування на обліку в контролюючих органах такого платника податків, за винятком випадків зміни коду за ЄДРПОУ або реєстраційного номера (п. 2.6 розд. ІІ Порядку № 1588).
Згідно з п. 2.7 розд. ІІ Порядку № 1588 уповноваженій особі за декількома договорами про спільну діяльність, управителю майна за декількома договорами управління майном чи інвестору (оператору) за декількома угодами про розподіл продукції податковий номер видається на кожний із зазначених договорів (угод) при взятті їх на облік згідно з Порядком № 1588.
Податковий номер, наданий уповноваженій особі, управителю майна чи інвестору (оператору), не змінюється протягом усього періоду перебування на обліку в контролюючих органах відповідного договору чи угоди, у тому числі в разі:
призначення іншої особи – учасника договору чи угоди уповноваженою особою чи інвестором (оператором), якщо наслідками таких змін не є припинення договору або угоди;
зміни місцезнаходження уповноваженої особи, управителя майна чи інвестора (оператора);
зміни контролюючого органу, у якому уповноважена особа, управитель майна чи інвестор (оператор) перебуває на обліку.
Після зняття з обліку платника податків податковий номер, який надавався контролюючим органом, закривається та надалі не використовується (п. 2.8 розд. ІІ Порядку № 1588).