Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, виданих ДПС та її територіальними органами

опубліковано 28 жовтня 2025 о 09:25 Розділ: Новини

Західне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків повідомляє наступне.

У частині першій статті 3 Гаазької Конвенції встановлено, що єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення передбаченого статтею 4 апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

Отже, офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого засвідчення щляхом консульської легалізації.

На сьогодні між Україною та іншими державами діє більше ніж 70 міжнародних двосторонніх конвенцій (угод) про уникнення подвійного оподаткування. У зазначених конвенціях (угодах) не міститься положень щодо спрощення процедури або звільнення документів від легалізації.

Проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються ДПС та її територіальними органами, здійснюється Державною податковою службою України відповідно до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну, Мін’юсту від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5 та зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 21.03.2023 року за № 478/39534 (далі – Правила). 

Хто може звертатися щодо надання послуги

Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або на вимогу фізичної/юридичної особи (їх представників).

Пакет документів

Для проставлення апостиля необхідно подати:

1. оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його засвідчену в установленому порядку копію;

2. документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;

3. заяву від особи, яка подає такі документи. (у заяві щодо проставлення апостиля необхідно зазначити назву документа (документів), що надсилається до ДПС для проставлення апостиля, та країну призначення використання такого документа (документів).

Враховуючи положення абзацу першого статті 1 та абзацу другого статті 11 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі – Конвенція), у заяві щодо проставлення апостиля необхідно зазначити назву документа (документів), що надсилається до ДПС для проставлення апостиля, та країну призначення використання такого документа (документів).

Актуальний перелік держав-учасниць Конвенції знаходиться на сайті Гаазької конвенції з міжнародного приватного права (абревіатура англ. мовою – HCCH).

Пунктом 3 Правил визначено перелік документів, на яких апостиль не проставляється.

Подача документів

Подача документів здійснюється до Державної податкової служби України за адресою: Львівська площа, 8, м. Київ, 04053.

За бажанням платника пакет документів може бути поданий через центри обслуговування платників територіальних органів ДПС та переданий до ДПС.

Заява

Форма заяви в ДПС щодо проставлення апостилю виглядає так та розміщена на вебпорталі  ДПС у розділі  Діяльність /Апостиль/Форми Заяв про проставлення апостиля в Державній податковій службі України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав для фізичних та юридичних осіб або за гіперпосиланням https://tax.gov.ua/diyalnist-/apostil/78289.html

Плата за надання послуги з проставлення апостиля

Відповідно до наказу Міністерства фінансів України від 01.02.2023 № 54 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.03.2023 за № 395/39451 (далі – наказ Мінфіну № 54), встановлено плату за надання послуги із проставлення апостиля на документах, що видаються ДПС та її територіальними органами і призначені для використання на території інших держав, у розмірі трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (на сьогодні – 51 грн).

Казначейством відкрито новий рахунок для зарахування плати за надання послуг з проставлення апостиля ДПС.

Реквізити рахунку:

 Отримувач: ГУК у м. Києві/м.Київ/22012500.

Код за ЄДРПОУ: 37993783.

Рахунок отримувача: UA598999980313080165031026001.

Надавач платіжних послуг отримувача: Казначейство України (ел.адм.подат.).

Призначення платежу: за надання послуги з проставлення апостиля. 

Код виду сплати: 101.

Додаткова інформація запису: за надання послуг з проставлення апостиля.

Новий рахунок відкрито у зв’язку з тим, що плата за проставлення апостиля віднесена до доходів загального фонду Державного бюджету України замість доходів місцевих бюджетів.

Це передбачено Законом України від 16.01.2025 № 4225-ІХ «Про внесення змін до Бюджетного кодексу України щодо актуалізації та удосконалення деяких положень», який набрав чинності 05.03.2025.

Звільняються від внесення плати наступні категорії громадян, якщо документи стосуються безпосередньо цих громадян:

– особи з інвалідністю 1-ої і 2-ої груп;

– особи з інвалідністю внаслідок Другої світової війни;

– громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи;

– діти-сироти.

Термін розгляду

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються ДПС у строк до 20 робочих днів з дня отримання ДПС заяви та документів, необхідних для отримання послуги з проставлення апостиля.

Якщо нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України та яка не є учасником Гаазької Конвенції, видана компетентним (уповноваженим) органом відповідної країни, визначеним міжнародним договором України, за формою, затвердженою згідно із законодавством відповідної країни, вважатиметься належним чином легалізованою за умови наявності консульської легалізації.